インボイス＆電子帳簿保存法｜実務で迷うところだけサクッと整理
IMAS編集部
制度の全体像より「現場で何をどうするか」。
本記事は、請求・経費・領収書まわりで迷いやすい論点に絞って、そのまま運用に落とせる形で整理しました。
A. インボイス制度（適格請求書）で迷う所
1) 請求書に必須の6点（最低限）
- 発行者の氏名/名称・登録番号（T + 13桁）
- 取引年月日
- 取引内容（品目・役務）
- 税率ごとの対価の額（税抜/税込の別）
- 適用税率
- 消費税額（税率ごと）
※参考：
国税庁「適格請求書等保存方式（インボイス制度）の概要」PDF
2) よくある躓き（ケース別）
3) 受領側の即席チェック（3点）
- 登録番号があるか（Tから始まる13桁）
- 税率ごとに小計・税額が出ているか
- 取引日・取引内容・相手先名称が明確か
B. 電子帳簿保存法（電子取引）で迷う所
ポイントは「電子で受け取ったものは電子のまま要件を満たして保存」。紙に打ち出しても要件は満たせません。
電子取引とは・・・取引に関して、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データを受領又は交付することをいいます。
＊電子帳簿保存法の対象は他に電子帳簿・電子書類、スキャナ保存があります。※参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
1) 電子取引データの保存要件（電子取引）
- 改ざん防止の措置：タイムスタンプ付与、訂正削除履歴、又は事務処理規程）
- 可視性：見える（PCで即表示・印刷できる）
- 検索性：日付/金額/相手先で検索できる（日付又は金額の項目について、範囲指定検索ができ、かつ、２以上の記録項目を組み合わせて検索できること）
2) 迷い所を運用に落とすコツ
| 迷い | よくあるNG | 現実的な運用 |
|---|---|---|
| メール添付のPDF | 各自のPCにバラバラ保存 | 「請求書_受領_年-月」フォルダに一括集約。ファイル名は「日付_相手先_金額.pdf」。 |
| ECの画面キャプチャ | スクショだけで保存 | 領収データ（PDF/領収画面）と決済明細を併せて保存。必要に応じメールも添付。 |
| 改ざん防止 | タイムスタンプなし | クラウド（Box/Dropbox/Google Drive等）の更新履歴＋「事務処理規程」で代替。 |
3) 最低限のフォルダ設計（例）
/証憑/2025/
├─ 請求書_発行/2025-09/
├─ 請求書_受領/2025-09/
├─ 領収書/2025-09/
└─ 契約書/（締結年）/
検索要件を満たすため、日付_相手先_金額の命名を推奨（例：2025-09-25_IMAS商事_110000.pdf）。
C. 最小運用フロー（30分で雛形導入）
- 保管ルール決定：命名規則（例：日付_相手先_金額）、集約フォルダを作る
- 受領〜保管の担当：経費は各担当→総務が月1で監査、請求は経理一括
- クラウド連携：メール添付→自動転送（ラベル）→クラウド保存
- 会計とひも付け：仕訳の添付URL/ファイルで証憑をリンク（freee 等）
- 月次監査：日付/金額/相手先で抜取検索
配布テンプレ（無料）
- 〈フォルダ構成＆命名規則〉サンプル
- 〈事務処理規程〉ドラフト（改ざん防止の代替措置）
- 〈受領チェックリスト〉PDF/メール/スクショ用
ご希望の方は お問い合わせ から「電帳法テンプレ希望」とご連絡ください。
D. 今日から回すチェックリスト
- 発行側：請求書の様式に「登録番号」「税率別小計/税額」を追加した
- 受領側：登録番号・税率別小計・税額の3点チェックが習慣化されている
- クラウドに集約保存（命名：日付_相手先_金額.pdf）
- 検索要件（日付/金額/相手先）に沿って検索できる
- 事務処理規程をドラフト化し、運用責任者を定めた
- 会計の仕訳と証憑がURL/添付でリンクされている
E. よくある質問（実務寄り）
紙でもらった請求書をPDF化して保存すればOK？
紙原本で受領したものは紙保存でOK（スキャナ保存は任意）。ただしメール/PDF受領などの「電子取引」は電子のまま要件対応が必要です。
小規模の外注先が免税業者。どうすれば？
経過措置の期間は一部控除可ですが、将来も見据え契約・単価・役割を見直す方針を決めておくと混乱が減ります。
改ざん防止はタイムスタンプ必須？
必須ではなく、訂正削除履歴＋事務処理規程等でも要件を満たせます。まずは運用を回せる形で始めましょう。
※本記事は一般的な運用ヒントです。最終判断は所轄の案内・公表資料に基づきご対応ください。
